Viete, koľko vás stoja peniaze, ktoré čakajú v platobných systémoch?

Zákazník zaplatí v pondelok. Dodávateľ dostane peniaze až vo štvrtok. Medzitým peniaze nerobia nič — len čakajú.

Na ceste od zákazníka k dodávateľovi dnes peniaze často putujú cez niekoľko systémov. Jeden ich prijme, druhý drží, tretí spáruje a štvrtý vyplatí.

Takáto platobná infraštruktúra nevznikla zo dňa na deň. Prišla s rastom firmy, keď postupne pribúdali ďalšie nástroje – platobná brána, bankové účty, riešenie na párovanie platieb, compliance či účtovný systém. Nikto ju nenavrhol ako celok. Vznikla po kúskoch.

Každý z nich môže fungovať dobre. Problém však nevzniká v nich, ale medzi nimi.

Cena, ktorú na faktúre neuvidíte

Pri viacerých poskytovateľoch sa prirodzene pozeráme na ich poplatky. Skutočné náklady však vznikajú medzi systémami:

• čas, ktorý finančný tím strávi manuálnym prenášaním údajov,
• chyby, ktoré vzniknú pri každom ručnom kroku,
• riziko rozdelené medzi viacero systémov a zmlúv,
• dni, počas ktorých peniaze čakajú, hoci už boli zaplatené.

Keď údaje putujú medzi bránou, bankou, párovaním a účtovníctvom, človek sa stáva integráciou, ktorú softvér neposkytuje. To nie je práca. Je to lepidlo medzi štyrmi dodávateľmi.

Pri uzávierke sa to prejaví naplno: finančný tím nielen spracúva čísla, ale zisťuje, prečo sa systémy nezhodujú a ktorým číslam sa dá veriť.

Celá cesta na jednom mieste

Skutočným riešením nie je nahradiť štyri faktúry jednou. To by bolo málo. Prínos nie je len v tom, že peniaze prejdú celú cestu bez presunu medzi systémami. Prináša to aj konkrétne výhody:

• údaje netreba prenášať medzi systémami,
• firma pracuje s jedným zdrojom dát,
• platby sa párujú automaticky,
• zostatok vidíte v reálnom čase, nie až po nočnom spracovaní,
• peniaze odchádzajú cez SEPA Instant 24/7, aj cez víkendy a sviatky,
• za celú cestu zodpovedá jeden partner – licencovaná platobná inštitúcia pod dohľadom NBS so segregovanými účtami klientov.

Bežná banka je miesto, kde peniaze čakajú. Payout One je systém, v ktorom sa peniaze pohybujú.

Menej administratívy, viac času

Výhody zjednotenia pohybu peňazí potvrdzuje aj skúsenosť jedného z našich klientov. Po jeho zavedení znížil náklady na spracovanie platieb o 70 %. Dôležitejšie však podľa neho bolo, že finančný tím získal späť čas na prácu, ktorú stroj urobiť nedokáže.

Nejde o to nahradiť ľudí. Ide o to, aby ich čas nebol viazaný na prácu, ktorú má robiť systém.

Kedy má zmysel zmeniť platobnú infraštruktúru

Nie každá firma potrebuje meniť spôsob, akým spracúva platby. Pozornosť tomu však oplatí venovať, ak:

• používate tri alebo viac samostatných nástrojov na pohyb peňazí,
• tím pravidelne prenáša údaje medzi nimi ručne,
• objem platieb rastie rýchlejšie než schopnosť tímu ich spracovať.

Ak sa v tom spoznávate, problém nemusí byť v jednotlivých nástrojoch. Môže byť v tom, že medzi nimi musia peniaze a dáta neustále prechádzať.

Koľko dní v roku strávia vaše peniaze v tranzite medzi systémami?